Lohjan lähidemokratia

Pienhankkeet Lohjalla 2026 – Käyttöohje

Käyttöohje

Sisällysluettelo

  1. Johdanto
  2. Järjestelmään kirjautuminen
  3. Etusivu ja navigointi
  4. Hankkeiden hallinta
  1. Dokumenttien hallinta
  2. Maksatushakemukset
  3. Toteuttajien hallinta
  4. Alueet
  5. Raportointi
  6. Usein kysytyt kysymykset

Johdanto

Pienhankkeet Lohjalla 2026 -järjestelmä on tarkoitettu Lohjan kaupungin asukkaille, yhdistyksille ja muille toimijoille, jotka haluavat toteuttaa pieniä, paikallisia projekteja kaupungissa. Järjestelmän kautta voit:

  • Hakea rahoitusta pienhankkeeseesi
  • Seurata hankkeen etenemistä
  • Lähettää dokumentteja ja maksatushakemuksia
  • Hallita toteuttajaorganisaatioita
  • Seurata projektialueiden budjettitilanteita

Järjestelmään kirjautuminen

Ensimmäinen kirjautuminen

  1. Avaa järjestelmä selaimellasi osoitteesta [järjestelmän osoite]
  2. Klikkaa ”Kirjaudu” -painiketta
  3. Kirjaudu Microsoft-tunnuksillasi
  4. Jos kirjaudut ensimmäistä kertaa, järjestelmä luo sinulle käyttäjätilin automaattisesti

Ongelmat kirjautumisessa?

Jos sinulla on ongelmia kirjautumisessa, ota yhteyttä järjestelmän ylläpitoon.

Etusivu ja navigointi

Etusivu

Etusivulla näet tervetuloa-tekstin ja yleistä tietoa pienhankkeiden järjestelmästä. Sivu antaa yleiskuvan siitä, mitä palvelu tarjoaa.

Päävalikko

Vasemmassa reunassa on navigointivalikko, josta löydät seuraavat osiot:

  • 🏠 Etusivu – Palaa etusivulle
  • 📁 Pienhankkeet – Hankkeiden hallinta ja selaaminen
  • 🏢 Toteuttajat – Organisaatioiden hallinta
  • ⊞ Alueet – Projektialueiden hallinta
  • 📄 Lataa hankerekisteri – Lataa kaikki hankkeet Word-dokumenttina

Ilmoituskello

Oikeassa yläkulmassa on ilmoituskello (🔔), josta näet järjestelmän ilmoitukset ja päivitykset.

Hankkeiden hallinta

Hankkeiden selaaminen

  1. Valitse valikosta ”Pienhankkeet”
  2. Näet listan kaikista hankkeista
  3. Voit suodattaa hankkeita:
  • Hakukenttä – Etsi hankkeita nimellä
  • Tila – Suodata hankkeiden tilan mukaan
  • Alue – Suodata projektialueen mukaan

Hanketaulukko

Hanketaulukossa näet seuraavat tiedot:

  • Otsikko – Hankkeen nimi
  • Alue – Projektialue, jolle hanke kuuluu
  • Tila – Hankkeen nykyinen tila (värikoodattu)
  • Haettu tuki – Alkuperäinen haettu rahoitus
  • Hyväksytty – Hyväksytty rahoitusmäärä
  • Luotu – Hankkeen luontipäivämäärä
  • Toiminnot – Painikkeet hankkeen katseluun ja muokkaamiseen

Uuden hankkeen luominen

  1. Klikkaa ”Luo uusi hanke” -painiketta hankkeet-sivulla
  2. Täytä hankkeen perustiedot:

Pakolliset tiedot

  • Hankkeen nimi* – Lyhyt ja ytimekäs kuvaus projektista
  • Esimerkki: ”Nuorisotilan peruskorjaus”
  • Hanke-alue* – Valitse, mille alueelle hanke kuuluu
  • Näet alueen käytettävissä olevan budjetin valikon yhteydessä
  • Toteuttaja* – Valitse organisaatio, joka toteuttaa hankkeen
  • Jos toteuttajaa ei ole listalla, voit luoda uuden
  • Haettu tuki (€)* – Rahoitusmäärä, jota haet hankkeelle

Valinnaiset tiedot

  • Kuvaus – Tarkempi kuvaus hankkeen tavoitteista ja toteutuksesta
  • Aloituspäivämäärä – Suunniteltu aloituspäivä
  • Päättymispäivämäärä – Suunniteltu päättymispäivä
  1. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta luodaksesi hankkeen
  2. Järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti hankkeen tietosivulle

Hankkeen tietojen tarkastelu

  1. Klikkaa hankkeen nimeä tai ”Näytä” -painiketta hankelistalla
  2. Hankkeen tietosivulla näet:

Perustiedot

  • Hankkeen nimi ja alue
  • Tilan värikoodattu merkkaus
  • Luontipäivämäärä ja muokkauspäivämäärä

Työnkulku

Visuaalinen aikajana näyttää hankkeen etenemisen:

  • ✅ Luotu – Hanke on luotu
  • 📋 Käsittelyssä – Hanke on käsittelyssä
  • ✔️ Hyväksytty – Hanke on hyväksytty rahoitukseen
  • ❌ Hylätty – Hanke on hylätty
  • 💰 Maksatushakemus jätetty – Maksatushakemus on lähetetty
  • ✅ Maksu suoritettu – Rahoitus on maksettu
  • 🏁 Valmis – Hanke on valmis

Rahoitustiedot

  • Haettu tuki
  • Hyväksytty tuki
  • Käytetty tuki
  • Jäljellä oleva tuki

Dokumentit

Lista hankkeeseen liitetyistä dokumenteista

Maksatushakemukset

Lista maksatushakemuksista ja niiden tiloista

Hankkeen tietojen muokkaaminen

  1. Avaa hankkeen tietosivu
  2. Klikkaa ”Muokkaa” -painiketta
  3. Muokkaa tarvittavia tietoja
  4. Klikkaa ”Tallenna muutokset”

Huom! Jotkin kentät voivat olla lukittuja hankkeen tilan mukaan. Esimerkiksi hyväksyttyä hanketta ei voi enää poistaa.

Hankkeen tilan seuranta

Hankkeen tila päivittyy automaattisesti työnkulun mukaan:

  1. Luotu – Hanke on luotu järjestelmään
  2. Käsittelyssä – Hanke on arvioinnissa
  3. Hyväksytty – Hanke on hyväksytty ja rahoitus myönnetty
  4. Hylätty – Hanketta ei ole hyväksytty
  5. Maksatushakemus jätetty – Maksatushakemus on toimitettu
  6. Maksu suoritettu – Rahoitus on maksettu
  7. Valmis – Hanke on päättynyt

Voit seurata hankkeen etenemistä työnkulku-osiosta hankkeen tietosivulla.

Dokumenttien hallinta

Dokumenttien lisääminen

  1. Avaa hankkeen tietosivu
  2. Vieritä ”Dokumentit” -osioon
  3. Klikkaa ”Lisää dokumentti” -painiketta
  4. Täytä dokumentin tiedot:
  • Dokumentin tyyppi – Valitse dokumentin tyyppi (esim. suunnitelma, kuitti, raportti)
  • Kuvaus – Lyhyt kuvaus dokumentista
  • Tiedosto – Valitse tiedosto tietokoneeltasi
  1. Klikkaa ”Lataa”

Tuetut tiedostomuodot

Järjestelmä tukee seuraavia tiedostomuotoja:

  • Kuvat: JPG, PNG, GIF
  • Dokumentit: PDF, DOCX, XLSX
  • Muut: ZIP (pakatut tiedostot)

Huom! Kaikki tiedostot skannataan virustorjunnalla ennen tallentamista.

Dokumenttien katselu ja lataus

  1. Dokumentit-osiossa näet listan kaikista dokumenteista
  2. Klikkaa dokumentin nimeä nähdäksesi esikatselun (kuvat ja PDF:t)
  3. Klikkaa ”Lataa” -painiketta ladataksesi tiedoston
  4. Klikkaa ”Poista” -painiketta poistaaksesi dokumentin (jos sinulla on oikeus)

Maksatushakemukset

Maksatushakemuksen luominen

  1. Avaa hankkeen tietosivu
  2. Vieritä ”Maksatushakemukset” -osioon
  3. Klikkaa ”Luo maksatushakemus” -painiketta
  4. Täytä maksatushakemuksen tiedot:
  • Haettava summa – Rahoitusmäärä, jota haet
  • Kuvaus – Selitys, mihin rahoitus on käytetty
  • Maksupäivämäärä – Milloin maksu halutaan
  1. Liitä tositteet:
  • Lataa tositteita – Lisää kuitit ja laskut, jotka osoittavat kulut
  1. Klikkaa ”Lähetä maksatushakemus”

Maksatushakemuksen tilan seuranta

Maksatushakemuksen tila näkyy värikoodattuna:

  • 🟡 Odottaa – Hakemus on lähetetty ja odottaa käsittelyä
  • 🟢 Hyväksytty – Hakemus on hyväksytty maksettavaksi
  • 🔴 Hylätty – Hakemus on hylätty
  • ✅ Maksettu – Rahoitus on maksettu

Tositteiden lisääminen

Maksatushakemukseen vaaditaan tositteet:

  • Kuitit ostoista
  • Laskut palveluista
  • Muut todisteet kuluista

Tärkeää: Ilman riittäviä tositteita maksatushakemusta ei voida hyväksyä.

Toteuttajien hallinta

Toteuttajien selaaminen

  1. Valitse valikosta ”Toteuttajat”
  2. Näet listan kaikista organisaatioista
  3. Voit suodattaa organisaatioita:
  • Haku – Etsi nimellä tai paikkakunnalla
  • Tyyppi – Suodata organisaatiotyypin mukaan

Uuden toteuttajan lisääminen

  1. Klikkaa ”Lisää toteuttaja” -painiketta
  2. Täytä organisaation tiedot:

Perustiedot

  • Nimi* – Organisaation virallinen nimi
  • Tyyppi* – Valitse organisaation tyyppi:
  • Yhdistys
  • Säätiö
  • Osakeyhtiö
  • Toiminimi
  • Kunta
  • Muu
  • Y-tunnus – Organisaation y-tunnus (jos on)
  • Kotipaikka – Organisaation kotipaikka

Yhteystiedot

  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Puhelin
  • Sähköposti
  • Verkkosivusto
  1. Klikkaa ”Tallenna”

Yhteyshenkilöiden lisääminen

  1. Avaa toteuttajan tietosivu
  2. Vieritä ”Yhteyshenkilöt” -osioon
  3. Klikkaa ”Lisää yhteyshenkilö”
  4. Täytä yhteyshenkilön tiedot:
  • Nimi
  • Titteli/rooli
  • Puhelin
  • Sähköposti
  1. Klikkaa ”Tallenna”

Alueet

Projektialueet

Pienhankkeet on jaettu eri alueisiin, joilla kullakin on oma budjettinsa. Alueet näkyvät järjestelmässä omana osiönaan.

Alueiden selaaminen

  1. Valitse valikosta ”Alueet”
  2. Näet listan kaikista projektialueista
  3. Jokaisesta alueesta näkyy:
  • Alueen nimi
  • Kokonaisbudjetti
  • Käytetty budjetti
  • Jäljellä oleva budjetti
  • Aktiivisten hankkeiden määrä

Alueen hankkeiden tarkastelu

  1. Klikkaa alueen nimeä
  2. Näet kaikki kyseiselle alueelle kuuluvat hankkeet
  3. Voit tarkastella budjetin käyttöä ja hankkeita

Huom! Uutta hanketta luodessasi näet valitun alueen käytettävissä olevan budjetin.

Raportointi

Hankerekisteri

Voit ladata kaikki hankkeet Word-dokumenttina:

  1. Klikkaa valikossa ”Lataa hankerekisteri”
  2. Dokumentti latautuu automaattisesti
  3. Dokumentti sisältää:
  • Kaikkien hankkeiden perustiedot
  • Rahoitustiedot
  • Toteuttajatiedot
  • Tilan

Talousraportti

(Tulossa)

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka suuri hanke voi olla?

Hankkeen maksimikoko määräytyy projektialueen budjetin mukaan. Näet kunkin alueen käytettävissä olevan budjetin hankkeen luomisvaiheessa.

Miten kauan hankkeen käsittely kestää?

Käsittelyajat vaihtelevat. Saat ilmoituksen sähköpostilla, kun hankkeen tila muuttuu. (tulossa)

Voiko hanketta muokata hyväksynnän jälkeen?

Perustietoja voi muokata, mutta budjettiin liittyviä tietoja ei voi muuttaa hyväksynnän jälkeen ilman yhteyttä hallintoon.

Kuinka monta maksatushakemusta voi tehdä?

Voit tehdä useita maksatushakemuksia hankkeen aikana, kunhan kokonaissumma ei ylitä hyväksyttyä tukea.

Milloin rahoitus maksetaan?

Rahoitus maksetaan sen jälkeen, kun maksatushakemus on hyväksytty ja käsitelty. Maksatusten käsittelyaika vaihtelee.

Mitä tositteita tarvitaan?

Tarvitaan kaikki hankkeen kuluihin liittyvät kuitit, laskut ja muut maksutositteet. Kuvat kuiteista riittävät, jos ne ovat selkeästi luettavissa.

Voiko hankkeen perua?

Kyllä. Ota yhteyttä hallintoon, jos haluat perua hankkeen.

Kuka voi nähdä hankkeen tiedot?

Hankkeen tiedot ovat näkyvissä:

  • Hankkeen luojalle
  • Toteuttajaorganisaation jäsenille
  • Järjestelmän ylläpitäjille
  • Hyväksyjille

Tuki ja yhteystiedot

Jos tarvitset apua järjestelmän käytössä tai sinulla on kysymyksiä:

📧 Sähköposti: [[email protected]]

Viimeksi päivitetty: 26.4.2026