OHJEISTUS ALUETOIMIKUNNILLE PIENHANKKEIDEN KÄSITTELYSTÄ
Vireä aluetoiminta koko Lohjan alueella – vuonna 2022
Kokonaissumma 33 000 €, josta 8 000 € tarkoitettu toiminta- ja koulutuskulujen korvaamiseen ja 25 000 € kahdeksan eri aluetoimikunnan nk. pienhankkeisiin, mitkä mainitaan Lohjan Kaupungin budjetissa ”Vireä aluetoiminta koko Lohjan alueella”.
Lohjan Kylät ry hoitaa aluetoimikuntien pienhankkeiden ja toiminnasta syntyneiden kulujen maksatuksen sekä alueiden johtokunnan toiminnasta syntyneiden kulujen maksatuksen. Aluetoimikunnat eivät itse hoida rahaliikennettä, eikä maksatuksen hoitaminen kaupungin organisaatiossa ole tarkoituksenmukaista.
Tämä dokumentti kuvaa keskeiset asiat toiminta- ja koulutuskulujen, pienhankkeiden anomuksien sisällöstä, niiden maksatukseen ja raportointiin. Tämä ohjeistus sekä käytettävät maksatuslomakkeet löytyvät Lähidemokratian nettisivujen Pienhankeosiosta https://lohjanlahidemokratia.fi/pienhankkeet/.
Toiminta- ja koulutuskulut vuodelle 2022, summa 8 000 €
Tarkoitettu alueiden johtokunnan kokouksen yhteydessä syntyneiden kulujen korvaamiseen, yleisesti käytettyjen koulutus menojen kulujen kattamiseen sekä mahdollisiin tarvehankintoihin. Aluetoimikuntien kokous- sekä toiminnan menot katetaan myös tällä summalla, pyrkien esim. tilavarauksissa hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan kaupungin ilmaisiksi tarjoamia tiloja.
Tilaisuuden jälkeen erittely menoista toimitetaan viipymättä Lohjan Kylät ry:n taloudenhoitajalle (yhteystiedot https://lohjanlahidemokratia.fi/pienhankkeet/) tarvittavien dokumenttien kera. Maksatusta varten tulee toimittaa kokousmenoista tilaisuuden nimi ja osallistujalista. Mikäli tila- sekä tarjoilumenoa laskuttaa kolmas osapuoli, tulee tieto tulevasta laskutuksesta toimittaa viipymättä Lohjan Kylät ry:n taloudenhoitajalle.
Matkakulut voidaan korvata matkalaskua vastaan, esim. asiantuntijan matkakulut aluetoimikunnan järjestämään tilaisuuteen. Matkalaskuissa käytetään verottajan hyväksymää menettelytapaa.
Toiminta- ja kokouskuluja seurataan kalenterivuoden aikana ja niistä raportoidaan säännöllisesti alueiden johtokunnalle.
Pienhankeavustukset vuonna 2022, summa 25 000 €
Tarkoitettu Lohjan alueella kahdeksan eri aluetoimikunnan alueella olevien yhdistysten tai paikallisen aluetoiminnan toteuttamien pienten yleishyödyllisten hankkeiden tai avustusten tai tilaisuuksien kustannuksien kattamiseen, poissulkien palkkio tai palkka kustannukset.
Avustuksen kohteen tulee täyttää alla olevat kriteerit:
- Hyödynsaajina ovat paikalliset toimijat ja asukkaat.
- Toteutus ilman avustusta olisi haastavaa.
- Toteutuskelpoinen ja realistinen.
- Ei ole hakijan perustoimintaa.
- Hakijalla on toteuttamiseen oleva edellytys (osaaminen, ammattitaito, talous)
- Ei hyödytä järjestävän tahon taloutta.
Avustuksen kohteen on hyvä ottaa myös seuraavat asiat huomioon:
- Uutta luova ja toimintatapaa kehittävä tai vanhaa toimintatapaa täydentävä.
- Osallistava, yleishyödyllinen, paikallinen, yhteisöä elinvoimaannuttava, monimuotoisuutta lisäävä
- Hyviä yleisiä toimintatapoja noudattava.
- Ennalta on selvitetty mahdollisuus käyttää Lohjan kaupungin tarjoamia muita avustuskanavia, sekä
muitakin avustuskanavia esim. Ykkösakseli, jne. - Ennalta on selvitetty, ettei pienhanke ole kaupungin varsinaista toimintaa ja ettei kaupungilla ole
mahdollista toteuttaa kyseistä hanketta.
Yleishyödyllisen yhteisön määritelmä Tuloverolaki 22.1 §
Suomessa yleishyödyllisen yhteisön määritelmä löytyy nykyisin ainoastaan tuloverolaissa, jonka 22.1 §:n mukaan yhteisö on yleishyödyllinen, mikäli
- se toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä
- sen toiminta ei kohdistu vain rajoitettuihin henkilöpiireihin
- se ei tuota toiminnallaan siihen osallisille taloudellista etua osinkona, voitto-osuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä.
Kaikkien kolmen ehdon tulee toteutua yhtäaikaisesti. Vaikka suurin osa yleishyödyllisistä yhteisöistä on yhdistyksiä tai säätiöitä, voi myös osakeyhtiö olla luonteeltaan yleishyödyllinen, mikäli se täyttää edellä mainitut kolme kohtaa.
Lisätietoja hankkeen suunnitteluun
Vuoden 2022 aikataulu
Ensimmäinen pienhankeanomuksien käsittely huhtikuun alueiden johtokunnan kokouksessa, toinen
elokuussa ja viimeinen lokakuussa. Tarkemmat päivämäärät ilmoitetaan lähempänä käsittelyajankohtaa.
Pienhankeen käsittely
Pienhankkeen vastaanottoja on paikallinen aluetoimikunta, missä kriteerit huomioiden tehdään päätös sen/niiden eteenpäin viemiseksi tai tarvittaessa pyydetään lisätietoja tai –selvitystä.
Aluetoimikunnan alueiden johtokunnan jäsenet toimittavat sovitun määräajan sisällä pienhankkeen alueiden johtokunnan kesken sovitulle henkilölle/henkilöille (vastaanottajat: https://lohjanlahidemokratia.fi/pienhankkeet/, joka listaa pienhankkeet yhdeksi Excel taulukoksi sovittua käsittelykokousta varten. Taulukon liitteenä hakemukset. Yhteisesti sovitut määräajat ovat sitovia, näin varmistetaan, että alueiden johtokunnan jäsenet ehtivät tutustua päätettäviin hankkeisiin.
Sovitussa alueiden johtokunnan kokouksessa pienhankkeet käydään läpi ja hyväksytään yksimielisesti tai palautetaan takaisin lisäselvitystä varten.
Alueiden johtokunnan kokouksen jälkeen pöytäkirja on lainvoimainen 7+14 vrk:n kaupungin sivuilla julkistamisen jälkeen ja hyväksytty pienhanke on sen jälkeen maksatuskelpoinen. Hanke on toteutettava sekä laskutettava sen kalenterivuoden aikana, jolloin pienhanke hakemus on hyväksytty.
Prosessikuvaus
Pienhanke hakemus
Hakemuksesta on käytävä ilmi vähintään seuraavat asiat:
- Hakija
- Hankkeen nimi
- Hankkeen tarkoitus, mihin pienhankeavustus tullaa käyttämään
- Vastuullinen toteuttaja
- Kustannusarvio
- Mahdolliset tarvikkeet
- Mahdollinen työ (talkootyö tai koneellinen työ)
- Yhteyshenkilö
Pienhankkeen toteutus
Kerää hankkeen aikana aineistoa raporttia varten (kuvia, videoita, ym.). Esimerkkinä: rakennuskohteessa kuva ennen ja jälkeen.
Pienhankkeen laskutus
Hyväksytystä pienhankkeesta syntyneet kulut, laskuineen ja kuitteineen toimitetaan paikallisen aluetoimikunnan maksatuksesta vastaavalle henkilölle. Ko. henkilö välittää liitteet ja täytetyn maksatuslomakkeen Lohjan Kylät ry:n taloudenhoitajalle. Käytössä oleva maksatuslomake (Excel sekä toistaiseksi Word pohjaisena) https://lohjanlahidemokratia.fi/pienhankkeet/.
Laskutusta voidaan tehdä osissa, suositeltavaa on hyväksytyn pienhankkeen laskutus kertaluontoisesti, mutta osalaskutuksessa on ehdottoman tärkeää viitata aina hyväksyttyyn pienhankkeen nimeen/hankenumeroon. Myös kertalaskutuksessa on pienhankeen nimi/hankenumero mainittava.
Pienhankeanomus voi sisältää hankekuljetuksiin liittyviä kuluja kuten esim. bussikuljetukset, mutta toteutukseen liittyvät matkalaskut eivät ole hyväksyttävissä.
Lohjan Kylät ry:n taloudenhoitajalla on mahdollisuus pyytää lisätietoja/selvitystä laskutuksesta ja hän kuittaa saadun pienhanke maksatuslomakkeen saapumisen ja sen laskutusaikataulun. Laskutuksen maksatuslomake, kuitit, laskut ym. toimitetaan sähköisesti.
Pienhankemaksatusta seurataan kalenterivuoden aikana ja niistä raportoidaan säännöllisesti alueiden johtokunnalle.
Pienhankeraportointi
Aluetoimikunta on velvollinen raportoimaan edellisen vuoden toteutuneet pienhankkeet. Raportointi käydään läpi alueiden johtokunnan seuraavan vuoden ensimmäisessä kokouksessa (vuoden 2022 pienhankkeet 1. kokous vuonna 2023) läpi.
Aluetoimikunta toimittaa alueiden johtokunnalle kirjallisen raportin toteutuneista pienhankkeista, mielellään kuvien kera. Raportin yhteydessä voidaan mainita pienhankkeen vaikuttavuudesta (esim. tehty talkootyö, tilaisuuteen osallistuneiden lukumäärä, kurssiin osallistuneiden määrä, jne.). Pienhankkeet julkaistaan koostetusti Lähidemokratian sivuilla https://lohjanlahidemokratia.fi/pienhankkeet/